Eindelijk is het zover: jullie nieuwe Oracle-systeem gaat live en de eerste periode wordt er uitvoerig getest in de praktijk. Hét moment waar jullie met vereende krachten en onder flinke tijdsdruk naartoe hebben gewerkt. Er is nog wel een lijstje met ‘geparkeerde wensen’, maar dat komt later wel. Toch? In deze blog vertellen Jaap Leeuwis en Jeroen Robben waarom livegaan met ‘unfinished business’ niet ideaal is. Wat het je oplevert als je de nice-to-haves toch adresseert en op een gepast moment meeneemt. En waarom dit niet veel extra tijd en inspanning hoeft te kosten.
We hebben al vaker benadrukt dat een nieuw systeem implementeren vraagt om tijd en aandacht. Van de voorbereiding tot en met een uitgebreide testfase én de nodige support tijdens en na de livegang. Maar de praktijk is weerbarstig: vanwege budgetrestricties of tijdsdruk kiezen veel bedrijven ervoor om in eerste instantie de ‘happy flow’ (de basisprocessen) te implementeren volgens het ontwerp en de eisen, en de nice-to-haves al dan niet bewust te parkeren op een wensenlijstje. Alle focus ligt op de geplande “go-live” datum, en alleen voor issues die de basisprocessen blokkeren wordt dat moment soms uitgesteld. De rest pakken ze zelf wel op. Over een tijdje. Misschien. Maar realiseer je je dat livegaan met een ‘onaf’ systeem grote afbreuk kan doen aan de kwaliteit van je bedrijfsvoering? Eenmaal live gaat alle aandacht naar de issues die zich dan voordoen en direct opgelost moeten worden.
Eerste periode als testfase
Tijdens de “hypercare”-fase – de eerste vier tot zes weken na livegang – zit iedereen erbovenop of alles goed werkt. Zaken die toch anders lopen dan verwacht of uitzonderingen worden snel gesignaleerd, geanalyseerd en opgelost. Zo wordt deze eerste cyclus, waarvan bij voorkeur ook een periodeafsluiting deel uitmaakt, gebruikt als een soort verlengde testperiode. Daarna wordt het project afgerond. Het systeem wordt overgedragen aan de beheerder van je organisatie en de externe consultants gaan door naar een andere opdracht.
Klachten over ‘unfinished business’
Aan de geparkeerde wensen wordt vaak niet meer gedacht. Sterker nog, in veel gevallen verdwijnt het lijstje in het archief. Tot het moment dat je sales- of finance-afdeling begint te klagen over ‘unfinished business’: onafgemaakt werk dat een soepel gebruik van het systeem in de weg staat. Zoals functies die onhandig of niet goed werken. Of handelingen die niet goed uitgewerkt zijn en daardoor voor problemen zorgen. Denk aan het reviewen van kredietlimieten zodat orders tijdig on hold gezet worden of juist vrijgegeven worden.
Het standaardproces van order naar levering, facturering en betaling is goed getest en werkt meestal prima. Maar is er ook voldoende gekeken naar uitzonderingen en bijzondere situaties? Gaan er alarmbellen rinkelen als er onmogelijke of ongewenste gegevens worden ingevoerd of loopt het systeem daarop vast? En hoe zit het met de end-to-end integraties met andere ERP-systemen waar je onderneming mee werkt, worden die goed gemanaged?
Kleine verbeteringen, groot effect
Ons advies? Laat het lijstje met punten niet liggen, maar ‘finish your business. Want direct na de eerste periode aan de slag gaan met kleine verbeteringen zorgt ervoor dat je binnen een aantal weken nog meer ‘oogst’. Van laaghangend fruit tot verbeteringen en verfraaiingen die je leven nog makkelijker maken. Uiteraard kan het nu nog steeds – na een scan en gesprek met ons.
Dit is wat het je oplevert:
- Meer gebruiksgemak
- Verbeterde efficiency van je bedrijfsprocessen
- Eenduidige processen
- Meer inzicht door aanvullende rapportages
- Meer overzicht en controle door automatische workflows
- Minder risico op fouten
- Minder handmatig (Excel-)werk
- Alles in één goed geïntegreerd systeem
Haal meer uit Oracle met de experts van 4apps
Bij 4apps begrijpen we dat je niet zit te wachten op nog een ingewikkeld, tijdrovend en duur project. We hebben standaard diensten en producten waarmee snel en eenvoudig verbeteringen kunnen worden aangebracht. Aanvullingen op Oracle die jou in staat stellen om het maximale uit je systeem te halen, zoals:
- Reporting & Analytics: onder meer rapportage functies en -tools rondom de periodesluiting.
- Monitoring van integraties (koppelingen met andere systemen), bijvoorbeeld door middel van op maat gemaakte of standaard Oracle-functies (OIC) en tools.
- Scan en opvolging van nice-to-haves en (veronderstelde) beperkingen die geparkeerd waren tijdens de implementatie.
- Scan en opvolging van uitzonderingen, zoals “non-happy flow” situaties die niet geïdentificeerd en getest zijn tijdens de implementatie.
Met onze uitgebreide kennis en ervaring helpen we je graag om snel meer rendement te behalen uit Oracle tegen een beperkte extra investering.
Weten hoe jij meer kunt halen uit Oracle? Neem contact op met ons, wij vertellen je graag over de mogelijkheden voor jouw bedrijf.
