Het afsluiten van een financiële periode is een belangrijke tijd voor veel van onze klanten, en ook voor de meeste bedrijven. Het is van cruciaal belang dat dit proces soepel en efficiënt verloopt, zodat managers en andere interne en externe belanghebbenden snel en nauwkeurig verslag kunnen uitbrengen. Maar hoe kun je ervoor zorgen dat de periodeafsluiting zo effectief en pijnloos mogelijk verloopt?
Beperkte tijd voor een periodeafsluiting
Het afsluiten van een periode is meestal een stressvolle tijd voor elke financiële afdeling, vooral omdat er vaak maar beperkte tijd voor is. Je werkt altijd tegen de klok in, terwijl er andere aspecten van je dagelijkse activiteiten zijn die ook nog aandacht vragen. Het is moeilijk om de balans te vinden tussen het verwerken van transacties en de afsluiting van een financiële periode.
Het is daarom belangrijk dat je voldoende aandacht geeft aan deze kwestie om voorbereid deze tijd in te gaan. Oracle bevat nuttige functies die kunnen helpen bij dit proces, met name de Period Close Monitor, dat een dashboard en een reeks controletools bevat. Enkel het gebruik van alleen deze functie kan er al voor zorgen dat je werkwijze veel beter op elkaar aansluit dan anders het geval zou zijn. Hierdoor is het veel gemakkelijker om alles wat met de periodeafsluiting te maken heeft te coördineren.
Systeemproblemen
Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat je alle juiste bepalingen en processen binnen Oracle op orde hebt. Het is een groot softwarepakket met veel modules, en het is niet ongebruikelijk dat conflicten voor problemen (kunnen) zorgen. Het uitvoeren van een periodeafsluiting kan nooit echt als een routineklus worden gezien, want er zijn vaak uitzonderingen en onverwachte onderbrekingen op het gebied van systeemfunctionaliteit.
We zien bijvoorbeeld veel problemen met fouten bij klanten die zelf aanpassingen hebben doorgevoerd in hun Oracle-systeem. Onze ervaring in het oplossen van dergelijke problemen, en het aanvankelijk voorkomen ervan, kan van onschatbare waarde zijn. In veel gevallen kunnen de processen van organisaties aanzienlijk worden verbeterd.
Het is dan ook belangrijk dat je gebruik maakt van alle ondersteunende functies in Oracle, zoals het Period Close Exception Report. Wij raden ook altijd aan om een runbook te gebruiken om alle systeem- en niet-systeemgebonden activiteiten in verband met de afsluiting van een financiële periode te beheren. Een runbook is een eenvoudige compilatie van de procedures en handelingen die de beheerder of operator van het systeem uitvoert. Dit kan helpen bij de reconciliations, een cruciaal onderdeel van het proces, omdat het zo belangrijk is om te controleren of alles correct is afgehandeld en ingevoerd.
Ervaring en kennis
Dit klinkt misschien nogal ontmoedigend, maar dit is waar 4apps in beeld komt. Wij hebben veel ervaring, zowel met periodeafsluitingen als met het Oracle-systeem zelf. De combinatie van onze kennis en de functionaliteit van Oracle helpt klanten om te gaan met de talrijke complexe rapportage- en belastingaangiftevereisten die gepaard gaan met de periodeafsluiting, zodat dit vaak lastige proces soepel en eenvoudig verloopt.
Als je meer wilt weten over wat 4apps voor jou kan betekenen, neem dan vandaag nog contact met ons op.
