Kaartenbakken met niet bijgewerkte adressen zijn al lang uit het beeld van organisaties verdwenen en daarvoor is het gemak van digitale opslag in de plaats gekomen. Maar dat betekent niet dat je ook die digitale kaartenbakken niet regelmatig moet schoonpoetsen. En door nieuwe btw regelgeving wordt dat nu heel actueel. We hebben het dan over btw-validatie middels VIES (VAT Information Exchange System).
Wat is VIES?
VIES is een digitale manier om btw-nummers van economische entiteiten die in de EU geregistreerd zijn, te valideren ten behoeve van transacties van goederen of diensten. Wanneer goederen of diensten binnen de EU worden aangekocht, dan schrijft de EU-wetgeving voor dat de btw alleen moet worden betaald in het land waar de koper gevestigd is. Leveranciers hebben er dus baat bij dat zij de btw-nummers van hun klanten kunnen valideren. Deze validatie wordt uitgevoerd via VIES. Door het valideren van het btw-nummer van een klant met wie u grensoverschrijdende zaken doet binnen de EU, kunt u dit soort transacties als een intracommunautaire verkoop met een bijbehorend nultarief beschouwen. Dit betekent dat u voor dit soort transacties geen btw in rekening hoeft te brengen en hoeft af te dragen.
VIES vanaf volgend jaar verplicht
Vanaf 2020 is een btw-identificatienummer verplicht bij overdracht van goederen aan een andere onderneming in een ander EU-land. Bij het ontbreken van het juiste btw-nummer zal de verkoper hoogstwaarschijnlijk aansprakelijk worden voor de btw. Niet bepaald iets waar u zich zorgen over wilt maken als u op het punt staat op vakantie te gaan, toch?
Collectieve validatie
U kunt dit voorkomen door uw klantgegevens voortdurend te controleren en bij te werken met de juiste btw-registratiegegevens uit het VIES. Dit kunt u op de website van de Europese Commissie één voor één doen, maar dat wilt u natuurlijk niet. Om uw medewerkers kostbare tijd te besparen, kunt u veel beter een hele reeks VIES-validaties in één keer doen. Zo’n ‘collectieve’ validatie is bij voorkeur geïntegreerd in de tool/software die u gebruikt om de btw aan te geven. Daarmee lijkt het probleem opgelost, maar dit is helaas slechts de helft van het verhaal. U moet de impact van VIES op Master Data Management niet onderschatten. Bij een VIES-validatie worden namelijk uitsluitend zuivere en relevante data geaccepteerd.
Tijd voor een schoonmaak
Hoe zeker bent u ervan dat uw klanten allemaal de juiste landcode hebben? Of dat u uw relevante EU-klanten gemakkelijk kunt onderscheiden van niet-relevante klanten? Bent u er überhaupt zeker van dat uw EU-klanten allemaal met een btw-nummer geregistreerd staan in uw financiële systeem? Wij stellen deze vragen om aan te geven dat het beheer van uw klantgegevens misschien wel de moeilijkste en meest tijdrovende taak is om überhaupt met VIES aan de slag te gaan. Dus hoe eerder u met de schoonmaak van uw klantenbestand begint, des te beter. Daarbij is een (fiscale) applicatie om onvolkomenheden in uw klantgegevens op te sporen meer dan welkom. Het belang van goed klantgegevens beheer wordt duidelijk gemaakt in onderstaande afbeelding.
Dus haal in het kader van VIES de stofkam door uw klantbestand en laat een regelmatige controle van uw klantbestand ervoor zorgen dat u overbodige btw-transacties voorkomt. Ja, zelfs schoonmaken kan u tijd en geld opleveren!
Wilt u meer weten over hoe u VIES-validatie in uw organisatie kunt implementeren? Of wilt u gewoon een vrolijke ansichtkaart om uw dag op te fleuren? Neem dan contact met ons op of bel Henk Tiesma direct: h.tiesma@4apps.com / +31 646 178 187.
