Voor veel organisaties zal 2018 de boeken in gaan als ‘Het Jaar van de Compliance’. De implementatie van de AVG(GDPR) is immers niet onopgemerkt gebleven. Voor organisaties die in Italië gevestigd zijn of daar filialen hebben, is er sinds 1 januari van dit jaar de verplichting bij gekomen om elektronisch te factureren. En dat gaat beduidend verder dan het versturen van facturen als PDF. Ook controles door de Italiaanse Belastingdienst, voorschriften met betrekking tot de indeling en de nummering alsmede zeer strikte deadlines horen daarbij.
B2B and B2G
Formeel gezien vallen de nieuwe eisen onder de Italiaanse Begrotingswet 2018 (205/2017) die aanpassingen bevat op algemene maatregel van bestuur (het Decreet) 127/2015. De wet gold sinds 1 juli 2018 al voor openbare (onder-)aanbestedingen en levering van benzine en diesel, maar is sinds januari 2019 ook van toepassing op algemene B2B-transacties. Voortaan moeten alle debiteurenfacturen bij de Italiaanse belastingautoriteiten worden ingediend via het zogenoemde SDI-platform (Sistema di Interscambio). Om hieraan te kunnen voldoen, moeten e-facturen in het FatturaPA-format worden aangemaakt. Facturen aan te merken als B2B of B2G (Business- to- Government) lijkt simpel. Maar is uw EBS, of een ander ERP-systeem, wel in staat om het onderscheid te maken tussen de verschillende soorten klanten? Met andere woorden: zijn uw klantstamgegevens wel up-to-date? In de meeste organisaties had dit geen prioriteit omdat de noodzaak tot voor kort ontbrak.
Afwijzingen
De belastingdienst zal de elektronische facturatiegegevens zien als de enige ‘bron van waarheid’ voor opgevoerde btw in btw-aangiften. U moet er dus voor zorgen dat elke debiteurenfactuur die via SDI wordt ingediend terugkomt in uw btw-aangifte en andersom. In de dagelijkse praktijk is dat geen abc’tje. En hoe kunt u er helemaal zeker van zijn dat alle inkomsten in uw proefbalans als basis worden gebruikt voor uw btw-aangifte?
In Spanje, waar vergelijkbare regels al enige tijd van kracht zijn, zijn al veel aangiftes afgekeurd vanwege onjuiste btw-nummers van klanten. Om dergelijke afwijzingen en kostbare tijd voor correctie te voorkomen, kan VIES-validatie (VAT Information Exchange System) worden toegepast. Het probleem daarbij is echter dat btw-nummers alleen per klant of kleine groepen van klanten kunnen worden gevalideerd. Automatiseren van dit proces bespaart tijd en overlast.
itax4apps
Redenen genoeg dus om nu actie te ondernemen, bijvoorbeeld door uw huidige situatie in kaart te brengen en vast te stellen wat er nog ontbreekt. Hoewel naleving sinds 1 januari 2019 verplicht is, zullen eventuele sancties pas vanaf 1 juli 2019 worden opgelegd, zodat u extra tijd heeft om een en ander goed voor te bereiden. Bij 4apps hebben we zowel de nodige kennis van EBS als de benodigde btw-expertise (we’ve been there….). Heeft u vragen over uw huidige situatie dan wel de te nemen maatregelen, neem dan contact op met Henk Tiesma via h.tiesma@4apps.com.
