Overweegt je organisatie een nieuw systeem voor de bedrijfsadministratie? Overgaan naar een cloudpakket is bijna onvermijdelijk, want er is steeds minder keuze in on-premise systemen. Veel bedrijven hebben bedenkingen tegen werken in de cloud, terwijl het een enorme positieve impact kan hebben op je bedrijfsprocessen. In deze blog lees je welke impact. En hoe je de belangrijkste ‘ja-maars’ omzet naar ‘ja-ens’.
Veel organisaties hebben nu de uitdaging om een nieuw softwarepakket te kiezen. Omdat hun huidige pakket niet meer ondersteund wordt. Omdat de oude bedrijfsprocessen en -systemen niet goed meer aansluiten bij de huidige groeifase van hun bedrijf. Of vanwege internationale uitbreiding die vraagt om een andere softwareoplossing. Wat de reden ook is om je op een nieuw systeem te oriënteren, grijp dit moment aan om eerst kritisch naar jouw huidige manier van werken te kijken. Want alleen dan haal je het maximale uit de nieuwe software.
Zoveel positieve impact heeft werken in de cloud op je bedrijfsprocessen
#1 Investeren in hardware niet langer nodig
Voor een softwarepakket in de cloud hoef je zelf niet langer te investeren in hardware en de benodigde software om deze goed te laten draaien. Dat betekent een aanzienlijke financiële besparing, geld dat je in deze dure tijden goed kunt gebruiken voor andere projecten.
#2 Lagere workload voor de IT-afdeling
Een belangrijk voordeel van een cloudpakket is dat je IT-afdeling zelf geen database- of serveromgeving meer hoeft in te richten en te onderhouden. De leverancier beschikt over medewerkers met de juiste kennis en ervaring, die zorgen dat jouw cloudomgeving goed en stabiel blijft draaien en wordt voorzien van de juiste updates. Dit scheelt enorm in de workload van je IT-afdeling.
#3 Altijd een actueel cloudpakket
De leverancier van het cloudpakket is verantwoordelijk voor het onderhoud en het uitvoeren van de benodigde updates. Jouw organisatie beschikt dus altijd over een actueel systeem zonder dat je daar zelf moeite voor hoeft te doen.
#4 Nieuwe mogelijkheden om nog meer uit het systeem te halen
Door de enorme technologische vooruitgang ontstaan er nieuwe mogelijkheden om dingen eenvoudiger, sneller en efficiënter te doen. Dé kans om je bedrijfsprocessen eens goed onder de loep te nemen en op een meer toekomstgerichte manier in te richten.
#5 Sneller en eenvoudiger werken
Naast nieuwe mogelijkheden biedt de implementatie van een nieuw systeem ook kansen om bestaande processen op een andere manier in te richten. Bijvoorbeeld door bepaalde taken te automatiseren, waardoor je dagelijks werk sneller en eenvoudiger wordt.
Van ‘ja maar’ naar ‘ja en’
Een nieuwe manier van werken introduceren brengt per definitie weerstand met zich mee. Zeker als je het huidige softwarepakket al jaren gebruikt, reageren veel mensen in eerste instantie terughoudend. Wij zetten de belangrijkste ‘ja-maars’ op een rijtje en laten zien hoe je deze kunt omzetten naar ‘ja-ens’.
“Ja, maar ik wil zelf de controle houden”
Dat je zelf geen onderhoud of updates hoeft uit te voeren aan jouw cloudsysteem, betekent ook dat jij geen invloed hebt op wanneer de updates plaatsvinden. Dit kan voelen alsof je de controle uit handen moet geven. Maar bedenk dat jouw systeem in handen is van een gespecialiseerde partij. Gaat er toch iets mis, dan weten zij precies wat ze moeten doen om dit zo goed en snel mogelijk te verhelpen.
“Ja, maar er is toch niets mis met hoe we nu werken?”
Bij veel bedrijven is sprake van gewenning: mensen werken al jaren met hetzelfde softwarepakket en houden erg vast aan hun vertrouwde manier van werken. Verandering zorgt vaak voor weerstand of discussie. Bijvoorbeeld paniek om een eenvoudig veldje dat niet meer bestaat in de cloudomgeving. Of dat ene rapport wat zo mooi is, maar niets meer toevoegt aan de bedrijfsvoering.
Werken in de cloud maakt een aantal werkprocessen overbodig, bijvoorbeeld door een andere manier van communiceren (zoals via workflows in plaats van e-mail). Meer digitaal werken betekent ook duurzamer werken, bijvoorbeeld door minder papierverbruik. En het biedt kansen, zoals centraal archiveren, documenten delen en versiebeheer – dag tsunami aan Excel-bestanden! – of digitaal ondertekenen.
“Ja, maar dit pakket kan veel minder dan ons oude pakket”
Cloudoplossingen bevatten meer standaardfunctionaliteit en de mogelijkheden om maatwerk te ontwikkelen zijn beperkter of ingewikkelder. Daardoor kun je het gevoel krijgen dat je niet langer alles kunt doen zoals je het deed in het oude systeem. Daartegenover staat dat bepaalde taken eenvoudiger, sneller en efficiënter kunnen door de enorme technologische vooruitgang.
“Ja, maar ik heb geen tijd om mijn bedrijfsprocessen te bekijken”
Echt veranderen kost meer tijd dan maatwerk bouwen, omdat het meer omvat dan het simpel vertalen van pakket A naar pakket B. Maar die investering verdien je dubbel en dwars terug. Niet alleen doordat je organisatie sneller en efficiënter werkt, maar ook door een hogere tevredenheid bij alle stakeholders. Maak de overweging of je het de moeite waard vindt om tijd en geld hierin te investeren. Om met medewerkers, klanten en leveranciers om de tafel te gaan. En om samen tot een efficiëntere manier van werken te komen en een systeem dat die manier van werken optimaal ondersteunt.
Aandacht voor draagvlak
Draagvlak voor een nieuwe manier van werken ontstaat door mensen bewust te maken van de noodzaak om kritisch naar de bedrijfsprocessen te kijken. Met ze in gesprek te gaan om te bepalen wat ze echt nodig hebben. Ze te laten zien dat hun werk eenvoudiger en sneller kan. En ze bij de totstandkoming van de nieuwe processen te betrekken. Bij 4apps helpen we je daar graag mee.
Wil je meer weten over hoe 4apps je kan helpen, neem dan vandaag nog contact met ons op.
