Jaren geleden was een van onze klanten (een glasfabriek) voor de planning van de fabriek volledig afhankelijk van slechts één man. Hij had zijn eigen planningsprogramma gemaakt en dat zag er best goed uit. Op een dag werd hij op staande voet ontslagen wegens fraude. Niemand anders kon echter met het programma overweg. Het kostte de fabriek vele maanden om te herstellen. En hoewel de productie ‘gewoon’ doorging, heeft die periode hen veel geld gekost. Een waargebeurd verhaal waarbij men ons om hulp vroeg.
Onverwachte gebeurtenissen
Dit verhaal schoot me te binnen toen ik me afvroeg wat de impact van de coronacrisis op bedrijven zou kunnen zijn. Corona is immers ook een onverwachte gebeurtenis. Wat zijn de mogelijke risico’s? Komen er weer fiscale noodreparaties? En zo kun je nog wel even doorgaan.
Denkend aan het verhaal van de glasfabriek viel me op dat er duidelijke overeenkomsten zijn met de manier waarop veel financiële afdelingen vertrouwen op hun zelfgemaakte oplossingen voor het btw-aangifteproces. Ook hier wordt vaak volledig geleund op die ene man of vrouw die precies weet hoe die cijfers, veelal met behulp van complexe Excel-functionaliteiten, moeten worden opgehoest.
Ontspannen
Meestal is diezelfde persoon verantwoordelijk voor het implementeren van nieuwe btw-regelgeving. Maar wat als die persoon ziek wordt en langere tijd niet beschikbaar is? Ook al zijn er misschien collega’s die de onderliggende berekeningen begrijpen, dan betekent dit niet automatisch dat zij ook in staat zijn om de nieuwe btw-regels op de juiste manier in de organisatie toe te passen.
We merken in dit kader dat in organisaties waar gebruik wordt gemaakt van standaard btw-software met een goede functionele ondersteuning door de softwareleverancier geen enkele sprake is van paniek. Logisch, want in zulke situaties kan in wezen elke financiële expert btw-aangifteproces uitvoeren. Zonder zich daarbij te hoeven afvragen of nieuwe regels in de software zijn opgenomen.
Noodplan voor het btw-aangifteproces
De hamvraag is dan ook: ‘Heeft jouw bedrijf een noodplan klaarliggen voor btw-rapportage in geval van onverwachte gebeurtenissen en (ziekte)verzuim? Zijn procedures en protocollen voldoende gedocumenteerd en welke overige maatregelen zijn van belang? Uiteindelijk ontkom je er niet aan om tijdig de juiste btw-cijfers te rapporteren.
Laat ons gerust weten wat jouw ideeën en ervaringen op dit gebied zijn, zodat we alle bijdragen en aanbevelingen kunnen meenemen in een volgende blog waar anderen weer van kunnen profiteren.
Laatste ontwikkelingen UK en Polen
Tot slot willen we nog even aandacht vragen voor twee belangrijke onderwerpen bij het zakendoen in het Verenigd Koninkrijk en Polen. Ten eerste zal de Britse Belastingdienst (HMRC) vanaf 1 april boetes gaan opleggen aan bedrijven die geen btw-aangifte doen met behulp van de MTD-regelgeving (Making Tax Digital). Omdat niets zeker is, raden wij je aan regelmatig een kijkje te nemen op de volgende website:
Ten tweede is in Polen de implementatie van JPK_V7M en JPK_V7K uitgesteld tot 1 juli.
Wil je jouw ervaringen met dan wel ideeën over noodplannen delen, of heb je vragen naar aanleiding van deze blog? Stuur dan een mail naar l.voogt@4apps.com of d.bosman@4apps.com.
Laatste nieuws met betrekking tot deze blog:
De Belastingdienst in Groot-Brittannië heeft de volgende verklaring afgelegd over een wijziging van de MTD-termijnen (Making Tax Digital):
COVID-19 zorgt voor extreem moeilijke tijden voor iedereen, en we zijn vastbesloten om alle bedrijven die met ongekende uitdagingen te maken hebben op alle mogelijke manieren te helpen.
Daarom geven we alle MTD-bedrijven meer tijd om digitale koppelingen tot stand te brengen tussen alle onderdelen van hun functioneel compatibele software. Dit betekent dat alle bedrijven tot hun eerste btw-aangifteperiode die op of na 1 april 2021 begint, de tijd hebben om digitale koppelingen te realiseren.
Als je vragen hebt of meer wilt weten over het btw-aangifteproces en onze standaard btw-software, neem dan gerust contact met ons op.
