Nu een harde Brexit een steeds serieuzere optie wordt, hebben meerdere Britse bedrijven hun personeel al naar het vasteland verhuisd. Anderen nemen minder drastische maatregelen door hun administratieve systemen grondig onder de loep te nemen en waar nodig aan te passen, in afwachting van de gewijzigde import/exportsituatie. Ook onze klanten (voornamelijk gebruikers van de E-Business Suite) hebben zich op een Brexit voorbereid en we willen graag een aantal van hun ervaringen met u delen.
Geografische indicatoren en EBTax
Totdat Brexit een feit is, worden transacties als intracommunautair beschouwd op voorwaarde dat de klant in het Verenigd Koninkrijk een geldig btw nummer bij de Britse belastingdienst heeft. Zodra de Brexit is geïmplementeerd, worden transacties fiscaal als import of export beschouwd. De overgrote meerderheid van EBS-gebruikers maakt ook gebruik van Oracle’s btw toekennings tool, EBTax. De mate waarin Brexit invloed heeft op de organisatie binnen EBTax hangt af van hoe EBTax precies is geconfigureerd en met wie u al eerder zaken heeft gedaan. We hebben een aantal veel voorkomende overwegingen van klanten op een rijtje gezet:
- Indien u nog nooit buiten de EU zaken heeft gedaan, moeten geheel nieuwe btw-nummers worden aangemaakt voor import/exportdoeleinden. Beschikt u over een eenvoudige configuratie die btw-codes toekent op basis van de standaardinstellingen van klant/leverancier/klantadres/leveranciersadres, dan is het aanwezig zijn van een correcte btw-code voldoende.
- Wanneer de btw-code echter automatisch wordt bepaald op basis van geografische indicatoren, zoals ‘ship-to location’ en ‘ship-from location’ bij toepassing van de EU als geografische zone, dan zijn de te nemen maatregelen afhankelijk van de specifieke Oracle-versie die u gebruikt:
R12 en eerder: het Verenigd Koninkrijk moet uit de EU-zone worden verwijderd of, zodra Brexit in werking treedt, een vervaldatum krijgen.
Oracle Cloud : de geografische EU-zone is vooraf gedefinieerd. Oracle moet een patch vrijgeven die het Verenigd Koninkrijk uit de EU-zone verwijdert.
Driehoekstransacties (of ABC leveringen)
Meerdere klanten die buiten het VK gevestigd zijn, hebben recentelijk hun handelsscenario’s met het VK grondig geanalyseerd. Indien in het verleden zeer specifieke regels voor transacties met het Verenigd Koninkrijk zijn geïmplementeerd, dan gelden deze mogelijk niet meer. Een voorbeeld:
Na een Brexit zal een zogenoemde driehoeks- of rechtstreekse leveringen (dwz: goederen worden binnen de EU geleverd terwijl de facturatie via het Verenigd Koninkrijk plaatsvindt) moeten worden gefactureerd met een geldig btw-nummer in het ontvangende land om zendingen tegen het intracommunautaire tarief van 0% mogelijk te maken. (NB: er zijn uitzonderingen; in bepaalde gevallen wordt zo’n levering beschouwd als transactie die geheel van btw is vrijgesteld). Bij gebrek aan een geldig btw-nummer moet de btw worden aangegeven tegen de btw-tarieven van het land van levering. Zendingen vanuit Ierland die vanuit het Verenigd Koninkrijk worden gefactureerd, moeten buiten het Verenigd Koninkrijk plaatsvinden om dubbele uitvoer en invoer te voorkomen. Het aanvragen van een T1/T2-document is in dergelijke gevallen aan te bevelen.
Een ander voorbeeld: het aanbieden van elektronische diensten in het Verenigd Koninkrijk vanuit de EU valt niet langer onder de btw-MOSS-verordening. In dit geval is uw eigen btw-registratie in het Verenigd Koninkrijk nodig en moet u deze tijdig aanvragen.
Stamgegevens
Hoewel intracommunautaire zendingen niet langer van toepassing zullen zijn op Britse klanten en deze informatie uit de stamgegevens kan worden verwijderd (dat is de registratiestatus ‘Registered’ in het belastingprofiel van de klant), adviseren wij bedrijven die gebruik maken van fiscale regels op basis van geografische indicatoren dit niet te doen. Verder moeten bedrijven die EBTax gebruiken op basis van de standaardinstellingen van klant/leverancier/klantadres/leveranciersadres de btw-codes voor alle zakelijke relaties in het Verenigd Koninkrijk bij alle betrokken instanties aanpassen.
Al met al komt kost een Brexit dus veel voorbereiding. Mocht u uw eigen ervaring willen delen of heeft u vragen over dit thema, neem dan gerust contact op met Henk Tiesma via h.tiesma@4apps.com.
