In november 2017 werden we benaderd door Plantronics, een leverancier van producten op het gebied van audiocommunicatie, in verband met een aanstaande btw-controle bij hun Duitse vestiging. De deadline was 5 december. De Duitse belastingdienst had uittreksels gevraagd van de financiële gegevens van 2011 tot en met 2016.
Grote uitdaging
Normaal gesproken is dit niet zo spannend, aangezien itax4apps het Duitse GDPdR-formaat ondersteunt (een voorloper van de in andere landen veel gebruikte SAF-T-formaten). Er was echter één grote uitdaging: de benodigde gegevens waren verdeeld over twee afzonderlijke Oracle-systemen! De gegevens over 2015 en 2016 waren beschikbaar in Oracle EBS 12.1, terwijl de andere jaren waren opgeslagen in een (gearchiveerde) Oracle 11i-omgeving, ergens in de VS….
Deze 11i-omgeving had bovendien totaal andere organisatiestructuren, een afwijkend rekeningstelsel en een andere fiscale opzet. Een flinke uitdagende dus!
De aanpak
We hebben itax4apps aangesloten op de 11i-omgeving, de belastingtarieven in kaart gebracht, veel data geconverteerd en alle data op elkaar afgestemd. Daarna hebben we een en ander gecombineerd met de reeds beschikbare R12-data en de outputbestanden gegenereerd in het GDPdU-format.
Op 5 december heeft Laurens Voogt persoonlijk op het Centraal Station in Amsterdam een usb-stick (met daarop de bestanden en de bijbehorende Excel-rapporten) overhandigd aan Rob Frankfort, International Tax Manager bij Plantronics. Een paar minuten later vertrok Rob met de usb-stick per trein naar Keulen voor een ontmoeting met de belastinginspecteur.
Het resultaat
Van Plantronics ontvingen we later de volgende feedback:
“Ik kreeg de beoordeling van de belastinginspecteur vorige week maandag (19-03-2018) binnen zonder correcties. Heel prettig voor ons en dat was alleen mogelijk dankzij de dossiers die jullie voor ons hebben gemaakt, zowel van Oracle 11 als van Oracle 12. De inspecteur was duidelijk in haar nopjes, te meer omdat ze dacht dat ze kennis van Oracle nodig had. Dat was niet het geval aangezien we de benodigde gegevens in het Duitse Idee-format* en in Excel hebben aangeleverd.
Hartelijk dank dus, ook voor ons korte gesprek in Amsterdam bij het overhandigen van de bestanden. Een zeer goed resultaat, dankzij jou en je team”
Dit voorval geeft precies aan wat ons motiveert: het verschil maken bij uitdagende fiscale vraagstukken en de verwachtingen van onze klanten overtreffen!
* Idee is accountacy software van CaseWare die door de Duitse belastingdienst wordt gebruikt voor fiscale analyses en audits
