Dragen wij nou een roze bril of zijn het de Tax Managers?

Dragen wij nou een roze bril of zijn het de Tax Managers?

Het btw-gat in de Europese Unie, het verschil tussen de verwachte btw-opbrengst en het bedrag dat daadwerkelijk wordt opgehaald, bedroeg in 2018 bijna 150 miljard euro! Hoe ga je dit immense gat in hemelsnaam dichten? Een eensgezinde aanpak ontbreekt, dus pakt ieder land het op zijn eigen manier aan. Daar word je als Tax Manager bij een internationaal bedrijf toch niet vrolijk van?

Nog maar het begin

Italië heeft bijvoorbeeld onlangs een belangrijke stap gezet met de lancering van een electronic invoicing platform, het ‘Sistema di Interscambio’ (SDI). Bedrijven zijn voortaan verplicht om facturen digitaal via dit overheidsplatform te laten lopen. Engeland, nu nog lid van de EU, heeft met ‘Making Tax Digital’ (MTD) inmiddels haar eigen programma geïntroduceerd, waarbij de aangiftes voortaan elektronisch ingediend moeten worden bij de Engelse belastingdienst Her Majesty’s Revenue and Customs (HMRC). Dit gaat overigens nog lang niet zover als in bijvoorbeeld Spanje. Het ‘Suministro Inmediato de Información” (SII) schrijft hier voor dat Spaanse bedrijven met meer dan 6 miljoen euro omzet per jaar alle btw-gerelateerde data, via zogenaamde XML-files, iedere vier dagen moeten uploaden via de website van de Spaanse belastingdienst. Voor al deze landen geldt dat dit nog maar het begin is.

Onnodige kosten en risico’s

Data-uitwisseling tussen de bedrijven en de belastingdiensten van de verschillende landen gaat steeds belangrijker en ingrijpender worden. De vraag hierbij is: hoe ga je hier als Tax Manager van (grote) internationale bedrijven mee om? Kun je deze enorme veranderingen bijbenen in het tempo dat de landen eisen? Wat wij vaak zien is dat Tax Managers er vanuit gaan dat de leveranciers van financiële (ERP-)pakketten alle nieuwe en steeds veranderende eisen wel opvangen. Niets is echter minder waar! Natuurlijk zullen de pakketten ondersteuning bieden voor het aanleveren van een data-extract, bijvoorbeeld via een XML-file. Maar vaak moet je het softwarepakket hiervoor wel volledig upgraden naar de laatste release, met alle kosten en risico’s van dien. En wat als de overheid de regelgeving na een tijdje weer net iets verandert? Precies: wachten op de volgende kostbare en tijdrovende upgrade.

Automatische btw-regels

Ben je er dan? Helaas. Een XML-file bevat namelijk uitsluitend die data die verschillende in btw gespecialiseerde bedrijven maar wat graag, tegen betaling, voor hun klanten bij de betreffende belastingdienst door de ‘brievenbus’ willen gooien. Maar is deze data wel juist, volledig, gevalideerd en beveiligd? En is eventuele uitval makkelijk inzichtelijk te maken en eenvoudig te corrigeren? Nog even los van de vraag hoe zo’n XML-bestand überhaupt tot stand komt. Maar al te vaak blijkt dit namelijk niet meer om het lijf te hebben dan een opgeleverde en met macro’s of formules in elkaar gezette spreadsheet file, zoals Excel. Al met al zien we dus nog heel veel handmatig werk, zelfs bij het bepalen van btw-regels. Niet zelden worden deze handmatig ingegeven op transacties, zonder gebruik te maken van efficiënte, automatische btw-regels die kunnen worden opgezet in de diverse financiële c.q. ERP-systemen, waaronder de Oracle e-Business Suite.

Toekomstbestendig?

Hebben Tax Managers dan wel een goed en eerlijk beeld van alle kosten voor het doen van btw-aangiftes voor hun organisaties in de verschillende EU landen? En is dit houdbaar naar de toekomst toe? Wij denken duidelijk van niet. De vraag hierbij is: kijken wij nou door een roze bril of de Tax Managers? Natuurlijk zijn we in zekere zin ‘gekleurd’ bij 4apps. We zijn immers experts in het automatiseren van administratieve processen rondom btw, inclusief het koppelen met de verschillende belastingdiensten. Zonder noodzaak van upgraden en ook nog toekomstbestendig. Als u de btw-verwerking en verantwoording eens door een andere bril wilt zien, neem dan voor meer informatie over itax4apps contact op met h.tiesma@4apps.com of +31 646 178 187.

Deel