We zijn allemaal op zoek naar controles en beheersmaatregelen in onze processen om er zeker van te zijn dat we het juiste doen. Zeker als het gaat om processen die kosten met zich meebrengen. Elke cent die we besparen op de kosten verhoogt automatisch onze winstgevendheid.
Zo heb ik al jaren een grote interesse in de accruals van het inkoopproces. Hoe kun je ervoor zorgen dat de kosten in de juiste periode worden geboekt, hoe kun je voorkomen dat kosten dubbel worden geboekt, enz. In dit blog ga ik in op de 7 ‘controlewonderen’ van accruals.
Accruals
Accruals (soms ook overlopende posten geheten) zijn een verplichting waarvan het tijdstip of bedrag onzeker is omdat er nog geen factuur is ontvangen.
Wonder 1: Controle middels ontvangstbewijzen
Ontvangsten zijn in dit geval de registratie van geleverde goederen/diensten. Hierbij gaan we ervan uit dat de registratie van het ontvangstbewijs gebeurt door iemand die niet betrokken is bij de factuurverwerking.
De geregistreerde ontvangsten bepalen het moment dat de kosten worden geboekt. Zodra iemand het ontvangstbewijs registreert (en de boeking heeft plaatsgevonden), is dit zichtbaar en zijn ontvangstbewijzen controleerbaar.
De personen die verantwoordelijk zijn voor het vastleggen van de ontvangstbewijzen kunnen via het systeem, via een workflow of middels herinneringsmails worden geïnformeerd wanneer de verwachte leverdatum is verstreken. Het risico hierbij bestaat overigens wel dat mensen bonnen invoeren, puur en alleen om de e-mailherinneringen te stoppen.
Voortgangsrapportages geven inzicht in de duur van de accruals. Na een bepaalde tijd moet er echter een factuur worden ontvangen. Die termijn verschilt per vestiging, bedrijf en kostensoort.
Wonder 2: Controle via matching met facturen
Matchen kan met behulp van de factuur, de inkooporder en het ontvangstbewijs. Op het moment dat de factuur wordt gematcht met een inkooporder, zullen er diverse systeem validaties plaatsvinden. Is de ontvangen hoeveelheid gelijk aan of groter dan de gefactureerde hoeveelheid? Komt de prijs op de factuur overeen met de prijs op de inkooporder? Komt het belastingtarief overeen?
Pas als alle validaties zijn voltooid, wordt een factuur betaald. Hierdoor krijg je grip op de facturen en het dwingt de interne organisatie tevens om de ontvangstbewijzen correct te registreren en de facturen correct toe te wijzen.
Wonder 3: Voorkom afwijkingen tussen het ontvangstbewijs en de factuur
Wanneer een factuur niet of onjuist wordt gematcht, kunnen kosten twee keer worden geboekt. Uit rapportages zal blijken dat de ontvangen inkooporder nog niet gematcht is met een factuur. Rapportages die niet-inkoopgerelateerde factuurregels bevatten, helpen bij het zoeken naar onjuist gematchte facturen.
Wonder 4: Voorkom kwitanties voor niet-geleverde goederen
Dit is een van de moeilijkste dingen om onder controle te krijgen, vooral ten aanzien van uitgaven. Is het ingevoerde ontvangstbewijs correct? Dit kan in wezen pas worden gecheckt wanneer de factuur binnenkomt, maar wie garandeert dat de factuur correct is? Het draait hierbij dus om goede communicatie met zowel leverancier als de persoon die de ontvangst registreert. Bedrijven die dit onder de knie hebben, zijn andere bedrijven een stap voor.
Wonder 5: Controle aan de hand van prijzen
Zoals eerder vermeld bij vraag 2 zal uw boekhoudsysteem bij het matchen van facturen met inkooporders een validatie uitvoeren op de vermelde prijzen of tarieven. Afwijkingen zullen resulteren in uitstel van betaling van de factuur en een afzonderlijke boeking.
Onjuiste prijzen op de inkooporder moeten gecorrigeerd worden bij de bron: de inkooporder. Bij een onjuiste factuurprijs moet de factuur worden teruggestuurd naar de leverancier die een nieuwe factuur stuurt met de juiste prijs.
Indien u een systeem van gemiddelde prijzen of FIFO/LIFO-prijzen hanteert voor uw voorraad goederen, krijgt u te maken met prijsverschillen. De prijsverschillen geven u inzicht in hoeverre de prijzen in uw systeem kloppen. Het kan ook zijn dat een update nodig is, omdat de markt onverwacht verandert.
Wonder 6: Controle op niet-gefactureerde ontvangstbewijzen
Het hoeft echter niet bij uw eigen interne processen te blijven. Ook uw leveranciers kunt u in het verhaal meenemen. Zij leveren ‘iets’ wat we nodig hebben én willen (of wat we zelf niet beter/goedkoper kunnen doen). We hebben er dus geen probleem mee om hun daarvoor te betalen, toch.
U zou uw leverancier bijvoorbeeld een overzicht kunnen sturen van ontvangstbewijzen waarvoor u nog geen factuur heeft ontvangen, en vragen wanneer die volgen. Wanneer de leverancier aantoont dat de factuur al verzonden is, kunt u teruggaan naar wonder 2 en de crediteurenafdeling vragen om de matching met facturen te corrigeren.
Wonder 7: Controle op medewerkers
Een Duits gezegde luidt: “Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!” (“Vertrouwen is goed, maar controle is beter”), wat eigenlijk komt van de Russische leider Lenin.
Het onder controle hebben van bovenstaande processen leidt min of meer automatisch naar collega’s die fouten in het proces maken. U heeft nu de tooling om hen te laten zien waar het fout gaat. U hoeft ze niet de schuld te geven, maar kunt zaken verbeteren met training, uitleg en bijvoorbeeld handleidingen. Dat scheelt meteen de nodige algemene e-mails die anders verzonden zouden moeten worden.
