Datamigratie is in principe een eenvoudig proces – de term verwijst enkel naar de overdracht van informatie van de ene locatie naar de andere, of soms van het ene formaat naar het andere. Maar de uitvoering van datamigratie kan daarentegen iets ingewikkelder zijn, vooral in een bedrijfssituatie.
Onderzoek heeft duidelijk bewezen dat ongeveer 80% van de datamigratieprojecten niet volgens plan verlopen. Ze lopen uit in tijd of overschrijden het oorspronkelijke budget. Dit is vooral een probleem wanneer het gaat om ERP-systemen, die van cruciaal belang zijn voor de algemene werking van veel organisaties.
Veel voorkomende misvattingen over data migratie
Wanneer deze projecten niet optimaal worden afgerond, is dat vaak te wijten aan misvattingen over het proces. Op het eerste gezicht lijkt het eenvoudig om iets te verplaatsen van A naar B en dus gaan organisaties ervan uit dat dit gemakkelijk te realiseren is met gegevens. En vaak ze nemen ook aan dat hun bestaande gegevens probleemloos in hun nieuwe systeem passen.
Organisaties die gegevens willen gaan migreren denken vaak dat ze letterlijk alles wat ze aan data hebben ook moeten migreren. Maar dit is in veel gevallen niet nodig. De eerste regel van datamigratie moet altijd zijn: migreer alleen wat je werkelijk moet migreren!
Je gegevens opschonen
Het uitvoeren van een datamigratieproces is eigenlijk het ideale moment om je gegevens op te schonen en de informatie die je niet meer nodig hebt te verwijderen. Het is aan te raden om dit proces zorgvuldig te doorlopen, en behoorlijk strikt te zijn in de keuze van de gegevens die je in je nieuwe systeem wilt en nodig hebt. Zodra je deze opgeschoonde data hebt, , wordt het hele migratieproces makkelijker uit te voeren.
Wanneer wij betrokken zijn bij een datamigratieproject, zullen we de klant eerst het nieuwe systeem laten zien waar de gegevens naar toe worden gemigreerd. Dan stellen we drie simpele, maar belangrijke vragen:
- Wat hebben jullie op dit moment aan gegevens?
- Heb je alles nodig wat je nu hebt?
- Hoe kun je wat je nu hebt inpassen in het nieuwe systeem?
Logistieke problemen
Veel datamigratieprojecten verlopen niet zoals bedoeld omdat deze vragen niet worden besproken en beantwoord. De migratie wordt logistiek te moeilijk, werkt niet goed, is onbetaalbaar, of een combinatie van de drie. Daarom kiezen wij er altijd voor om het project eerst op te splitsen, in plaats van vooruit te lopen zonder rekening te houden met het proces of de effectiviteit ervan, als we gewoon klakkeloos uitvoeren wat de klant heeft voorgesteld.
Ons principe is om de tijd te nemen om de klant het nieuwe systeem te laten zien, de voordelen van dit systeem en alle belangrijke functies te belichten. Hiermee zorgen we ervoor dat hij volledig op de hoogte is van hoe de dingen eruit zullen zien zodra de geselecteerde data volledig zijn gemigreerd. En dit vereist dat de klant iets heel belangrijks doet – inloggen op het nieuwe systeem en zich vertrouwd maken met de functies ervan.
Samenvatting
Datamigratie werkt altijd het beste als je vooraf goede voorbereidingen treft. Het uitgangspunt bij deze voorbereidingen moet zijn dat het proces zo eenvoudig mogelijk wordt gehouden. Dit betekent dat je eerlijk tegen jezelf moet zijn over wat er nodig is, en dat je niet moet vergeten om klein te beginnen.
Als gecertificeerd NetSuite ERP Consultants weten wij dat deze tijd investeren in het proces, en in het vertrouwd raken met het systeem vóór de migratie, ervoor kan zorgen dat jouw datamigratieproject zo probleemloos mogelijk verloopt. Dit kan de organisatie tijd, geld en energie besparen en tegelijk heel wat stress wegnemen. En het kan de weg vrijmaken voor een verbeterd ERP-systeem, dat beter voldoet aan de behoeften van je organisatie.
Meer weten? Neem gerust contact met ons op.
