BTW en plezier. Het klinkt tegenstrijdig, maar met de juiste aanpak gaan ze eigenlijk best goed samen. In zekere zin was dat zelfs een van de belangrijkste aanleidingen voor de oprichting van 4apps en de ontwikkeling van itax4apps. Zolang automatisering bestaat zijn al talloze processen geautomatiseerd omdat ze saai, repetitief, duur, tijdrovend en/of foutgevoelig zijn. Hoewel btw-aangiftes in ieder geval aan de meeste van deze criteria voldoen, doen administratief medewerkers over de hele wereld nog steeds het merendeel van het werk handmatig en onder grote tijdsdruk. WAAROM?
Ongeschikt
Dat dit zeker het geval is in Oracle EBS-omgevingen (E-Business Suite), weten 4apps-oprichters Frank Laarhoven, Diederick Bosman en Laurens Voogt maar al te goed uit de ervaring die ze hebben opgedaan bij consultancy-organisaties als Oracle, Cap Gemini en Deloitte. Ook Marc Plug, die het team van 4apps in 2008 kwam versterken na diverse commerciële functies binnen de Oracle community, zal dit bevestigen. Tijdens diverse implementaties kregen we steeds meer het idee dat we een soort ‘trucje’ aan het doen waren om de applicatie op tijd en binnen het budget te implementeren. Bovendien constateerden we steevast dat er tijdens de implementatiefase nauwelijks aandacht was voor rapportages. Eindgebruikers moesten daarom noodgedwongen gebruik maken van de standaard Oracle-rapportages die ongeschikt zijn voor het maken van betrouwbare btw-overzichten en reconciliatie met het grootboek.
De stap naar geschikt
Bovendien kost het veel tijd om deze rapporten te produceren, wat al snel gaat wringen gelet op de strikte deadlines van de Belastingdienst. Met andere woorden: de functionaliteit binnen Oracle EBS om te kunnen voldoen aan fiscale rapportageverplichtingen is, op zijn zachtst gezegd, onvoldoende. Het feit dat organisaties in steeds meer landen verplicht worden om zogenaamde SAF-T-bestanden (Standard Audit Files for Tax purposes) aan te leveren, maakt het er niet makkelijker op. Deze zeer specifieke controlebestanden (audit files) bestaan uit verschillende soorten financiële transacties en moeten worden ingediend in een landspecifiek formaat. De toenemende gevoelens van frustratie, en in zekere zin ook incompetentie, hebben we op een gegeven moment omgezet in actie. Voor we het wisten, waren we onze eigen BI-achtige oplossing aan het bouwen die uiteindelijk heeft geresulteerd in itax4apps!
In een reeks blogs leggen we u graag uit hoe het allemaal werkt. Daarin gaan we niet alleen in op allerlei functionaliteiten, maar zal er ook volop ruimte zijn voor opmerkelijke, inspirerende en ronduit grappig verhalen! Houdt uw mailbox dus in de gaten!
