De belasting over de toegevoegde waarde is ongetwijfeld de verbruiksbelasting met het grootste effect op de economie. Zij wordt in meer dan 160 landen over de hele wereld toegepast en levert een grote bijdrage aan de overheidsinkomsten (meer dan 30%). Voor de meeste regeringen is btw-naleving dan ook uiterst belangrijk.
Wat is btw-naleving? En waarom is het belangrijk?
Btw-naleving ofwel compliance is het proces dat een onderneming uitvoert om ervoor te zorgen dat de btw-aangiften correct worden ingediend volgens de regels die door de belastingautoriteit in een bepaald land worden opgelegd.
Voor veel bedrijven en hun financiële teams is de naleving van de btw-wetgeving een ingewikkelde en voortdurende strijd. Internationale bedrijven die in meerdere landen actief zijn en dus moeten naleven, hebben met nog moeilijkere situaties te maken. En het is vrij gemakkelijk om belangrijke details over het hoofd te zien, wat kan leiden tot niet-naleving en juridische gevolgen met de btw-autoriteiten.
Niet-naleving van de btw-voorschriften kan van levensbelang zijn voor de winstgevendheid van een bedrijf en daarom doen de meeste bedrijven hun best om aan te tonen dat zij aan de wetgeving voldoen.
Niet-naleving van de btw-voorschriften kan de volgende risico’s meebrengen:
- Administratieve boetes.
- Strafrechtelijke sancties.
- Uitgebreide audits door autoriteiten die enorme kosten met zich meebrengen, zowel financieel als qua tijd.
- Negatieve effecten op andere boekhoudkundige of belastinggerelateerde gebieden.
- Audits voor zakenpartners die de zakenrelaties negatief kunnen beïnvloeden.
- Internationale auditprocedures waarbij belastingautoriteiten van andere landen betrokken zijn.
- Het recht op aftrek van btw verliezen.
- Verplichting tot betaling van de btw voor facturen die frauduleus worden geacht.
- Verwacht wordt dat de invoering van CTC (Continuous Transaction Control) tot snellere btw-nalevingscontroles en snellere opsporing van gevallen van niet-naleving zal leiden. En dus zullen de gevolgen van niet-naleving zwaarder worden.
Statistieken en trends over btw-naleving
Ook al zijn de uitgangspunten voor de btw in alle landen min of meer gelijk, de regels en eisen komen in de praktijk in zeer uiteenlopende vormen voor. Hierdoor varieert de nalevingslast sterk over de hele wereld.
Volgens de “Paying Taxes”-studie van PWC gaven de Zwitserse bedrijven die aan de studie deelnamen, aan dat ze jaarlijks gemiddeld 8 uur of één werkdag nodig hadden om aan de btw-voorschriften te voldoen. Voor Braziliaanse bedrijven was dit 1.189 uur ofwel bijna 30 weken werk.
De tijd die nodig is voor btw-naleving varieert ook sterk tussen staten met vergelijkbare btw-stelsels en niveaus van ontwikkeling, zoals de Europese landen. In Luxemburg kost de btw-naleving gemiddeld 22 uur per jaar, terwijl in Bulgarije dat op 165 uur per jaar ligt.
Cijfers tonen aan dat in ontwikkelde economieën minder tijd nodig is om aan de btw-regels te voldoen. Bovendien besteden bedrijven in landen die de btw digitaal betalen en indienen gemiddeld 27% minder tijd om aan hun btw-verplichtingen te voldoen.
Volgens de studie van het Europees Parlement “VAT gap, reduced VAT rates and their impact on compliance costs for businesses and on consumers” heeft digitalisering een grote invloed op de vermindering van de fiscale nalevingskosten. Het online invullen van formulieren, betalingen en het bijhouden van registers maakt het proces makkelijker.
In Europa is de gemiddelde tijd die nodig is om nalevingstaken te voltooien tussen 2006 en 2020 gedaald van 473 uur naar 225 uur per jaar. Op lange termijn zullen ondernemingen de positieve invloed van digitalisering op de kosten van naleving zien. Op korte termijn zullen ze hoogstwaarschijnlijk te maken krijgen met hogere kosten, vooral als ze (nog) niet over digitale capaciteiten beschikken.
Als digitalisering de zaken echter niet eenvoudiger maakt voor de bedrijven, zullen de voordelen beperkt blijven.
Trends in btw-naleving
- Het belastingsysteem zal steeds complexer worden, omdat de belastingautoriteiten meer gegevens zullen eisen in een kortere tijd, of zelfs bijna in real time
- Handmatige acties zullen met de dag afnemen, want anders zal het onmogelijk zijn om op tijd aan de btw-voorschriften te voldoen.
- Continue transactiecontroles (CTC’s) zullen op grote schaal worden toegepast, dankzij de positieve resultaten van de landen die dergelijke systemen al hebben ingevoerd.
- Btw-heffing op de plaats van bestemming voor bepaalde internationale handel in goedkope goederen en digitale diensten.
- VAT OSS – het Europese systeem dat is ingevoerd om de btw-aangiften in Europa te vereenvoudigen, wordt de norm. De trend is dat bedrijven de btw in één EU-land registreren en betalen en dat de autoriteiten de verschuldigde bedragen onderling verrekenen.
- Aansprakelijkheid van aggregators – de autoriteiten zullen platforms die een groot aantal transacties verwerken, zoals cloud providers voor transactiebeheer of e-commerce-marktplaatsen, verplichten deze gegevens rechtstreeks aan de belastingdienst te rapporteren. En mogelijk zelfs de belastingen te betalen namens hun klanten.
- E-accounting gevolgd door e-beoordeling – in de toekomst zal de belastingdienst de btw-aangiften van bedrijven vooraf invullen op basis van het eigen geïntegreerde datasysteem van het bedrijf, waartoe de autoriteiten toegang zullen hebben.
Bestaat er een checklist voor compliance die kan worden gebruikt?
Het directe antwoord is NEE. Er bestaat niet zoiets als een checklist voor btw-naleving die voor de meeste bedrijven zou kunnen gelden; er is geen standaardprocedure. En de belangrijkste reden is dat elk bedrijf zijn eigen processen heeft. Wat goed werkt voor het ene bedrijf, is niet geschikt voor het andere.
Er zijn namelijk situaties waarin de transacties zeer complex zijn, met voorraden die grensoverschrijdend zijn, leveringsketens met interne documenten, verrekenprijzen, enz. Er is een belastingexpert nodig om te bepalen hoe de btw moet worden vastgesteld en of deze correct is. En dat voor elk rechtsgebied.
Maar er zijn hulpmiddelen die enorm kunnen helpen bij de wereldwijde naleving van de btw-wetgeving.
Rapportage oplossingen zoals itax4apps zijn ontworpen om bijna automatisch de btw te bepalen en of de belasting correct is berekend. Op basis van de ingevoerde gegevens wordt een datastroom gecreëerd die de berekeningen en aangiften aanmaakt. Deze bevat de transactiecode, de belastingcode en alle details die nodig zijn voor de betreffende transactie.
Daarna volgt een verificatiefase, waarin het resultaat automatisch wordt gecontroleerd en wordt nagegaan of aan de eisen is voldaan. Als er problemen of fouten in de gegevensstroom zitten, worden die transacties gemarkeerd en is een ingreep van een belastingspecialist nodig om ze te corrigeren.
Waarom heeft het bedrijf goede software nodig voor btw-naleving?
Om de kosten qua tijd en middelen te verminderen. Door digitalisering en automatisering worden de fiscale gegevens verzameld en beheerd en zo het aantal werkdagen voor btw-naleving verminderd.
Om ingewikkelde berekeningen van BTW en andere belastingen te automatiseren en te versnellen. Het uitvoeren van geavanceerde berekeningen zoals Partiële Vrijstelling Bijzondere Methode kan voor de meeste bedrijven omslachtig zijn. Met behulp van een krachtige softwaretoepassing die de berekeningen maakt met alleen de invoer van gegevensbronnen, wordt er veel tijd bespaard en de risico’s op menselijke fouten drastisch verminderd.
Om de afhankelijkheid van Excel-sheets te verminderen en de kans op fouten te minimaliseren. Automatisering biedt snelle en eenvoudige manieren om de gegevens via controles, filters en toewijzingen te manipuleren. Bovendien zijn er minder datapunten nodig.
Om analyses uit te voeren. Door gebruik te maken van grote hoeveelheden gegevens in gebruiksvriendelijke dashboards, kun je specifieke operaties en specifieke periodes met elkaar vergelijken en nauwkeuriger prognoses en voorspellingen maken.
Om het controleren van gegevens en het corrigeren van fouten te makkelijker te maken. Een btw-softwareoplossing zorgt voor een geteste en actuele gegevensstroom en importeert ruwe data. Bovendien vult het de aangiften in volgens de procedures en markeert het de fouten en afwijkingen. Het proces van foutcorrectie is dus versneld.
Het creëren van online audit trails voor naleving. Een digitaal btw-proces stelt financiële teams in staat om vragen van de belastingdienst efficiënt te beantwoorden als dat het nodig is.
Om de positie van je onderneming voor de toekomst te versterken. Aangezien er grote veranderingen op komst zijn op het gebied van btw-rapportage, moeten bedrijven de juiste technologie gebruiken om aan de regels te kunnen blijven voldoen, ongeacht welke eisen zullen verschijnen.
Zorgen voor een traject naar een “single source of truth” (SSOT). De belastingtechnologie zal de belastingprocessen vereenvoudigen en eenzelfde reeks gegevens gebruiken om de berekeningen te automatiseren.
Om boetes en sancties te vermijden. Een betrouwbare btw-softwareoplossing berekent de aangiften en dient ze foutloos in. Zo is er minder risico op boetes en andere juridische gevolgen.
Hoe kan itax4apps jouw bedrijf helpen met BTW naleving?
itax4apps is een oplossing op basis van Oracle die is ontworpen om de last van btw-naleving voor je bedrijf te verlichten.
Het heeft drie grote voordelen:
- Het is een “single source of truth” app, wat betekent dat de gegevens binnen de flow niet te manipuleren zijn, alleen de invoer kan worden gewijzigd.
- Het laat je in een paar klikken zien of je transacties compliant zijn, op basis van de regels die in de flow zijn bepaald.
- Bovendien heb je de mogelijkheid om de naleving te controleren op een groot aantal verschillende gegevens, gewoon door een aantal filters aan te passen.
Etax4apps (het onderdeel van 4apps dat op diensten is gebaseerd) standaardiseert alle elementen die gestandaardiseerd kunnen worden; de transactietypen, de belastingtarieven, de belastingcodes, enz. Het bepaalt de belastingregimes, de tariefniveaus en de codes die minstens moeten worden gebruikt. Vervolgens ontwerpt het de flows en de outputs van de flow met codes.
Meestal is etax4apps in staat om 80-90% van de stroom van een bedrijf te standaardiseren. De rest wordt geïmplementeerd met het advies van een fiscaal expert. Het opzetten van een geautomatiseerd systeem voor de btw-naleving gebeurt in samenwerking met een belastingdeskundige. Daarna wordt de flow daarnaar aangepast.
De rapportages zijn gebaseerd op de flow en het verwachte resultaat. Het is dus zichtbaar hoe de belasting bepaald wordt, hoe de belasting berekend wordt en of het op de juiste manier berekend wordt. Bovendien kun je zien of de transactie het juiste btw-tarief heeft. Als dit niet het geval is kun je er op klikken en controleren waar de fout zit.
Dit is een flow die parameters volgt van een transactie, of van een klant, of van een leverancier. Als de informatie toevallig ontbreekt of onjuist is, dan stopt de flow en wordt het als onjuist gemarkeerd.
In de praktijk bij het uitvoeren van een verslag, hoeft alleen gecontroleerd te worden of de transactie de flow volgt. Zo niet, dan is de fout op te sporen door terug te kijken.
In de praktijk bij het uitvoeren van een verslag, hoeft alleen gecontroleerd te worden of de transactie de flow volgt. Zo niet, dan is de fout op te sporen door terug te kijken.
Als je meer wilt weten over btw-naleving of compliance en over de itax4apps software die dit makkelijker maakt, neem dan gerust contact met ons op.
