Het automatiseren van bedrijfsprocessen, wat vaak geassocieerd wordt met digitale transformaties, komt steeds vaker voor in hedendaagse bedrijfsvoering. Complexe bedrijfsprocessen implementeren door middel van technologie kan een aantal voordelen hebben, waaronder het stroomlijnen van processen, het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en verlagen van kosten.
Gezien de toename van automatisering zal de wereldwijde industrie voor marketingautomatisering volgens schattingen van Research and Markets binnen vijf jaar bijna 8,5 miljard dollar per jaar waard zijn. En uit onderzoek van Workato blijkt dat veel organisaties van plan zijn om te automatiseren. 57% van de ondernemingen zijn van plan om op korte termijn op enigerlei automatisering toe te passen. En 64% van de bedrijfsdeskundigen hopen tegen 2024 de ervaring van werknemers te verbeteren met automatisering.
Hoewel de automatisering van bedrijfsprocessen zeker gunstig kan zijn voor een groot aantal bedrijven in verschillende sectoren, is het niet altijd de beste aanpak. Bij lange na niet.
Processen, niet mensen
Het komt vaak voor dat bedrijven voor automatisering kiezen omdat ze meer vertrouwen hebben in dat proces dan in hun mensen. En dat kan een grote fout zijn. Als je over het juiste personeel beschikt, kunnen zij het vaak beter doen dan geautomatiseerde systemen. Het is maar zelden nodig om alles te automatiseren, en het heeft dan ook weinig nut om daarvoor te kiezen.
Organisaties kunnen echter gedreven worden tot automatisering wanneer zij problemen op de arbeidsmarkt ondervinden. Soms kan een tekort aan gekwalificeerd of geschikt personeel ertoe leiden dat gekeken wordt naar automatisering als oplossing. Dit kan van nut zijn zolang het geautomatiseerde process aan de behoeften kan voldoen.
Maar het is ook belangrijk om te weten dat automatisering grenzen heeft. De enige goede redenen om te automatiseren zijn als dit proces betrouwbaardere resultaten en/of snellere processen oplevert dan met mensen. En dat geldt zeker niet voor veel scenario’s, want mensen zijn nog altijd veel slimmer dan computers, en bovendien veel flexibeler. Dus, als je te maken hebt met veel niet-standaard processen, vergeet automatisering dan maar direct!
De controle verliezen
Automatisering wordt ook vaak geassocieerd met controle. Het is een fabeltje dat meer automatisering tot meer controle leidt.
Zodra je processen gaat automatiseren, kom je onvermijdelijk uitzonderingen tegen die moeten worden verwerkt. Deze worden meestal aangepakt met codering. Codering is complex, vereist de nodige vaardigheden en vormt een logistieke uitdaging; dit kan dus enorm duur worden.
Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de medewerkers die gebruik maken van een bepaald systeem. Je collega’s zijn misschien heel vertrouwd met de processen en procedures binnen het systeem. En zodra er wordt geautomatiseerd, zullen zij zich moeten aanpassen aan het nieuwe systeem, dat waarschijnlijk minder flexibel is.
In plaats van meer controle te krijgen, kun je juist snel en volledig de controle verliezen over processen die van tevoren perfect werkten. In plaats van je procedures te verbeteren, heeft automatisering ze in feite geruïneerd!
Eenvoud is het beste
Als Solution Architects weten wij uit eigen ervaring dat hoe eenvoudiger je de bedrijfsvoering kunt houden, hoe beter. Bij 4apps proberen we altijd zo dicht mogelijk bij de standaard processen van ERP te blijven. Deze processen hebben zich bewezen en we weten dat ze betrouwbaar zijn. Het aanpassen van elk systeem brengt risico’s met zich mee, en we raden zeker aan om dit te vermijden als het kan.
Door dit algemene principe van eenvoud toe te passen, zorg je ervoor dat je controle hebt over je IT-systemen, in plaats van dat je IT de organisatie overneemt!
Als je meer wilt weten over automatiseren, neem dan contact met ons op.
