Compliance. Met stapels wetten en regels die moeten worden nageleefd, is het een gevoelig woord geworden dat met de nodige voorzichtigheid moet worden uitgesproken. Vooral in de buurt van degenen die er verantwoordelijk voor zijn. De AVG en recente belastingaanpassingen hebben de bezorgdheid van controllers c.q. fiscaal- en financieel managers alleen maar verder aangewakkerd. Om de druk een beetje van de ketel te halen, hebben wij voor u een klein stappenplan gemaakt om een btw-audit te ‘overleven’.
Btw-rapportage tool
Om te beginnen moeten uw ingediende btw-aangiften overeenstemmen met de gegevens in uw ERP-applicatie. Een uitdaging, omdat hier vrijwel altijd handmatig werk met behulp van Excel om de hoek komt kijken. Breng allereerst uw inkomsten uit de proefbalans van uw grootboek op één lijn met de inkomsten die de basis vormen voor de te betalen btw. Als deze bedragen en transacties matchen, is de eerste check in de box een feit. Vervolgens moet het juiste btw-tarief worden bepaald. Als u alleen goederen of diensten verkoopt tegen een standaardtarief, dan is er geen reden tot bezorgdheid aangezien de belastingdienst niet meer belasting kan vorderen dan het standaardtarief. In plaats daarvan zou u zich moeten richten op lagere dan wel nul-tarieven c.q. inkomsten die vrijgesteld zijn van belasting. Met een goede btw-rapportage tool kunt u deze inkomsten met een druk op de knop specificeren voor validatie.
Minder is meer
Wat de te vorderen btw betreft wil de belastingdienst alleen weten of u niet meer btw terugkrijgt dan waar u recht op heeft. Houd de rapportage van terug te vorderen btw zo eenvoudig mogelijk. U wilt niet weten hoeveel van onze klanten meer btw codes gebruiken dan het aantal beschikbare invulvelden die een btw-aangifte biedt. Dit helpt zeker niet om te bepalen of u nu wel of geen btw kan terugvorderen. Hetzelfde geldt voor (vaak complexe) software die de te terug te vorderen btw bepaalt aan de hand van inkoopfacturen, ook wanneer er geen inkooporder is voorafgegaan. Bij het bepalen van de juiste input btw codes is minder vaak juist meer. De btw die uw leverancier zelf heeft vermeld op de inkoopfactuur is leidend. Het terugvorderen van een afwijkend bedrag kan de verhouding tussen te betalen en te vorderen btw in de hele supply chain verstoren.
Grensoverschrijdende transacties
Bij 4apps zijn wij van mening dat u het aantal input btw codes in uw ERP-applicatie op één lijn moet brengen met de eisen ten aanzien van btw-rapportage, in plaats van de geavanceerde mogelijkheden binnen uw ERP-systeem te benutten om dit proces te automatiseren. Veel posten in de btw-aangifte hebben betrekking op de naleving van de rapportage-eisen voor grensoverschrijdende transacties en transacties waarbij de btw wordt verlegd naar de volgende partij in de handelsketen. De mogelijkheden voor saldering in netto te betalen of terug te vorderen btw zijn beperkt. De focus bij dit soort transacties moet dan ook liggen op het vermelden van de correcte belastbare bedragen in de juiste aangifte rubrieken. Nogmaals: met een ‘slimme’ btw-rapportage tool hoeft dit geen grote uitdaging te zijn.
We weten allemaal dat snelle en directe antwoorden aan het begin van een belastingcontrole de tijd die u met uw ‘vrienden’ bij de belastingdienst doorbrengt tot een minimum zal beperken. En een goede reputatie willen we allemaal….
Gebruikers van EBS die hier meer over willen weten, kunnen Henk Tiesma bellen op +31 646 178 187 of een mailtje sturen naar h.tiesma@4apps.com. Die ‘goede btw-rapportage tool’ waarnaar in de tekst wordt verwezen heet trouwens itax4apps.
