De implementatie van een nieuw softwarepakket is vergelijkbaar met een verhuizing. Je kunt simpelweg alles inpakken, verhuizen naar de nieuwe omgeving en naderhand zaken uitzoeken. Maar zeker als je overstapt naar de cloud, loont het de moeite om vooraf te sorteren wat je wel en niet meeneemt naar je nieuwe plek. En te kijken of er zaken aangepast moeten worden om het gebruiksgemak te verbeteren. In deze blog vertellen we waarom van achter naar voor denken bij deze verhuizing je veel kan opleveren.
Ten opzichte van je oude pakket kennen de meeste cloudoplossingen veel nieuwe mogelijkheden om jouw werk sneller en eenvoudiger te doen. Door hier al bij de voorbereidingen mee aan de slag te gaan, heb je uiteindelijk nog meer profijt van de nieuwe bedrijfsomgeving. Aan de andere kant zijn sommige dingen niet meer mogelijk binnen het nieuwe softwarepakket. Dit kan onhandig lijken, maar vraag jezelf af of alles wat in het huidige pakket zit echt mee moet.
Je kunt de verhuizing naar de nieuwe cloudoplossing op twee manieren aanpakken:
Manier 1: van voor naar achter denken
Kijken wat het oude systeem doet, en dan proberen dit zo goed mogelijk te benaderen in het nieuwe systeem. Bij deze manier is de verhuizing voornamelijk een ‘IT-feestje’. Zeker als in de oude omgeving behoorlijk wat maatwerkaanpassingen zijn gemaakt, kan een cloudimplementatie een behoorlijk project worden. Bovendien maakt maatwerk het uitvoeren van updates ingewikkeld, omdat bij elke update goed moet worden getest of het maatwerk nog steeds functioneert. Werkt het niet meer naar behoren, dan is extra tijd en geld nodig om dit op te lossen.
| Voordelen | Nadelen |
|
|
Manier 2: van achter naar voor denken
De kans bestaat dat aanpassingen die in het oude pakket zijn gedaan, niet meekunnen naar de nieuwe omgeving. Daarom is een andere manier om de overstap te maken eerst kijken wat het nieuwe systeem allemaal kan, en dan bepalen hoe je dat in de organisatie mogelijk kunt maken. Welke bedrijfsspecifieke zaken zijn aangepast in het oude pakket? Hoe relevant is elke van deze aanpassingen nog, en welke moeten echt mee naar de cloud? En zijn er nieuwe mogelijkheden die je vanaf nu wilt benutten? Dit betekent dat je meer interne en externe stakeholders moet betrekken bij het bekijken van de bedrijfsprocessen. Soms ook van buiten het bedrijf, bijvoorbeeld klanten of leveranciers die ook toegang hebben tot bepaalde onderdelen van het systeem.
Op deze manier is het implementatietraject breder dan alleen de software. Dat vraagt uiteraard extra tijd en moeite. Maar deze investering verdien je snel terug, omdat je in de nieuwe omgeving meer dingen kunt automatiseren en daardoor minder tijd kwijt bent aan bepaalde werkzaamheden. En door de verhuizing naar de nieuwe omgeving goed voor te bereiden is er waarschijnlijk minder maatwerk nodig. Dit levert je organisatie een flinke efficiencyverbetering op.
| Voordelen | Nadelen |
|
|
Verhuizen naar de cloud is verhuizen van vertrouwd naar verbeterd
De technologische ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op. Bedrijven worden steeds meer wakker geschud om kritisch na te denken, weloverwogen stappen te maken en verbeterslagen door te voeren in hun bedrijfsprocessen. Door de stap te maken van een vertrouwde naar een verbeterde manier van werken ontstaat een toekomstgerichte bedrijfsvoering.
Bij 4apps maken we je graag bewust van de mogelijkheden voor jouw organisatie. We helpen je om nut en noodzaak van allerlei aanpassingen te bepalen, en niet klakkeloos aan te nemen dat alles wat je nu hebt ook echt nodig is in de nieuwe omgeving. Samen zoeken we naar een oplossing die zoveel mogelijk binnen de standaardfunctionaliteit past. Zodat jouw organisatie straks maximaal profiteert van het werken in de cloud.
Wil je meer weten over hoe 4apps je kan helpen met het verhuizen naar de cloud, neem dan vandaag nog contact met ons op.
