Eerder is aan de orde gekomen dat automatisering van bedrijfsprocessen niet altijd aan te raden is. Snelheid is ook niet altijd de de beste oplossing, vooral niet bij ERP-implementatie, wat in deze blog nader beschreven wordt.
In een ideale wereld zou je alles snel kunnen doen zonder dat dit ten koste gaat van de nauwkeurigheid of de kwaliteit. Maar in werkelijkheid is dit niet mogelijk. En daarom willen we benadrukken dat de implementatie van Netsuite ERP-oplossingen moet worden gezien als een marathon, niet als een sprint.
NetSuite ERP-implementatie die in een kort tijdsbestek wordt uitgevoerd, lijkt in eerste instantie misschien betaalbaar, maar op de lange termijn zal het duurkoop blijken te zijn. Als je dit proces niet geleidelijk uitvoert, zal je (en jouw team) niet vertrouwd zijn met het systeem en dit kan problemen veroorzaken wat uiteindelijk meer gaat kosten dan de kleine besparing die je behaalt door een snelle implementatie. Het is daarnaast belangrijk om te bepalen hoe je de software aan gaat passen, zodat gegevens effectief kunnen worden gemigreerd.
Gefaseerde ERP-implementatie
Wij raden altijd aan om de implementatie in fasen te laten verlopen. Je moet het stap voor stap doen, net zoals wanneer je een marathon loopt. We weten allemaal dat als je deelneemt aan een marathon en je in het begin te snel van start gaat, het uiteindelijk tegen je zal werken. Door te sprinten maak je misschien een goede start, maar later zul je met de gevolgen te maken krijgen en die wegen zwaarder dan de eerste spurt.
Tijdens een ERP-implementatie zijn er een aantal langzame processen die tijd en aandacht vergen. Net als bij het lopen van een marathon, zal niet elke kilometer voorbij vliegen. Soms moet je de tijd nemen. En je moet hiertoe bereid zijn als je de beste resultaten wilt behalen.
Fit-Gap Analyse
Een aspect van de implementatie waar wij gebruik van maken is een Fit-Gap analyse. Dit stelt zowel de klant als onszelf in staat om eventuele systemen of processen te identificeren die niet bij de behoeften van de organisatie aansluiten. En wat we vaak ontdekken is dat een routinematige, standaard implementatie onmogelijk is. Een dergelijke aanpak zal alleen maar problemen opleveren, omdat er aspecten van het proces zijn die niet-standaard functionaliteit vereisen. De implementatie daarvan kost tijd.
De Fit-Gap analyse toont ons ook dat als we deze dingen niet doen, de implementatie uiteindelijk niet naar behoren zal werken, en het hele proces niet zal slagen. In de meeste situaties is het dan ook niet mogelijk om zomaar zo snel mogelijk door te stomen, omdat het gaat om processen die niet te voorspellen zijn en dus aandacht en zorg nodig hebben.
Kritische testen
Wij vinden testen dan ook heel belangrijk. Het systeem implementeren is één ding, maar ervoor zorgen dat het werkt is nog belangrijker. Daarom betrekken we klanten direct bij het testproces en vragen hen om zelf testen uit te voeren. Dit kan minstens twee weken en misschien wel vier weken duren, maar brengt vaak kritieke problemen aan het licht. Hierdoor kan de implementatie worden uitgesteld terwijl de problemen worden aangepakt.
Dit is veel beter dan dat we de problemen niet in de testfase ontdekken. En dat is precies wat er gebeurt als we geen tijd uittrekken om te testen. Daarom benadrukken wij altijd dat er niet door de implementatie heen geracet moet worden, maar dat de aanhouder langzaam maar zeker zal winnen.
Wil je meer weten over hoe 4apps je kan helpen met ERP-implementatie, neem dan vandaag nog contact met ons op.
